Joo Group työnhakijoiden tietosuojailmoitus
Päivitetty viimeksi 27.6.2024
Tässä tietosuojailmoituksessa kerromme, miten Joo Group käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja.
Kunnioitamme työnhakijoiden yksityisyyttä ja meille on tärkeää, että he voivat luottaa henkilötietojaan käsiteltävän rekrytointiprosessin aikana ja tarvittavan ajan sen jälkeen tietosuojalainsäädäntöä sekä alan parhaita käytäntöjä noudattaen.
Rekisterinpitäjä:
Joo Group, PL 196, 00101 Helsinki
puh. 020 766 1390
info@joogroup.fi
1. Mihin tarkoitukseen työnhakijan tietoja käsitellään?
Työnhakijan henkilötietoja käsitellään tarkoituksena suorittaa rekrytointi ja siihen liittyviä toimenpiteitä, kuten työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely, hakijoiden vertailu, haastattelujen järjestäminen ja rekrytointipäätöksen vaatimien tarpeiden täyttäminen.
2. Millä perusteella työnhakijan tietoja käsitellään?
Henkilötietojen käsittely rekrytointiprosessin aikana perustuu ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan b mukaisesti sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen. Rekrytoinnin päätyttyä hakijoiden henkilötietojen säilyttäminen määräajan on perusteltua kummankin osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi mahdollisissa riitautustilanteissa.
3. Mitä tietoja työnhakijasta kerätään?
Rekrytointeja varten Joo Group käsittelee seuraavanlaisia henkilötietoja:
- Nimi ja mahdolliset muut tunnistetiedot
- Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja osoite
- Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot ja osaaminen
- Rekrytointipäätökseen tarvittavat tiedot haastatteluista ja muista työhönottoprosessin vaiheista
- Mahdollisten suosittelijoiden tiedot
Tiedot kerätään aina pääasiassa hakijalta itseltään, ja mahdollisesti hänen ilmoittamiltaan suosittelijoilta. Toisinaan myös nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia potentiaalisista työnhakijoista ja kirjata heidän tietojaan rekrytointijärjestelmään. Tällöin potentiaaliselle työnhakijalle lähetetään ilmoitus hänen tietojensa käsittelystä.
4. Luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietoja eteenpäin?
Työnhakijoiden henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Joo Group Oy:n ulkopuolelle.
Joo Group käyttää rekrytointiprossien toteuttamisessa palvelua, jota meille toimittaa Jobilla Oy. Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään sekä Joon että Jobillan toimesta vain EU/ETA-alueella.
Käytämme tietojen käsittelyyn tarvittaessa myös muita ulkoisia palveluntarjoajia, kuten soveltuvuustestejä toteuttavia tahoja, jos rekrytointiin sellainen tarve liittyy. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
5. Kuinka kauan työnhakijan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin aikana ja säilytetään sen päättymisen jälkeen vielä 12 kuukauden ajan. Säilyttäminen on perusteltua kummankin osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi mahdollisissa riitautustilanteissa, sekä mahdollistaakseen yhteydenoton hakijaan saman tai vastaavan työmahdollisuuden avautuessa säilytysajan aikana.
Mikäli rekrytointiprosessi johtaa hakijan kanssa solmittavaan työsopimuksen, työsuhteen kannalta tarvittavat henkilötiedot (nimi, yhteystiedot ja CV) siirretään Joo Groupin henkilöstörekisteriin.
6. Millä tavoilla tietoja suojataan?
Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Joo Groupin työntekijöillä, joilla on työtehtäviensä hoitamiseksi asiallinen tarve käsitellä kyseisiä tietoja, ja jotka ovat sitoutuneet tietosuojaa koskeviin kirjallisiin ohjeisiin ja salassapitosäännöksiin.
Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin ja teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Henkilötietoja käsitellään vain tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.
7. Mitä oikeuksia minulla on omia tietojani koskien?
Tietosuojalainsäädäntö takaa luonnollisille henkilöille oikeuksia, joita käyttämällä voi useissa tilanteissa itse hallita henkilötietojensa käsittelyä. Oikeuksien laajuus on sidottu henkilötietojen käsittelyperusteeseen ja vaihtelee hieman tilanteittain. Lisäksi oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyys pystytään varmentamaan kohtuullisia keinoja käyttäen.
Omien oikeuksiensa käyttämiseksi voi Joo Groupiin olla yhteydessä sähköpostitse osoitteella info@joogroup.fi. Vastaus asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien.
Tietosuojalainsäädännön sinulle takaamat oikeudet ovat:
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus saada jäljennös henkilökohtaisista tiedoistasi, joita Joo Groupin rekistereihin on tallennettu. Jos tiedoissasi on puutteita tai virheitä, tulee meidän korjata ne viipymättä.
Oikeus poistaa tiedot ja ”tulla unohdetuksi”
Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Oikeus tunnetaan myös oikeutena tulla unohdetuksi. Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi, jos käsittely on perustunut suostumukseen, tietoja on käsitelty lain vastaisesti tai tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Tätä oikeutta ei ole, jos tietojen käsittely on Joo Groupille välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi aktiivista käsittelyä. Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, kun odotat Joo Groupin vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perustana ovat yleisen edun mukaiset tehtävät, julkisen vallan käyttäminen tai oikeutetut edut, ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa käsittelyä.
Sinulla on myös aina oikeus vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada Joo Groupille antamasi henkilötiedot meiltä koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle organisaatiolle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos uskot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai Joo Group muutoin toimii vastoin tietosuojavelvoitteitaan. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.