Tietosuojaseloste
Haetko meiltä töitä? Katso työnhakijan tietosuojaseloste täältä.
Päivitetty viimeksi 13.2.2025
Tässä tietosuojailmoituksessa kerromme, miten Joo Group käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja.
Kunnioitamme asiakkaidemme yksityisyyttä ja meille on tärkeää, että he voivat luottaa henkilötietojaan käsiteltävän asiakkuuden aikana ja tarvittavan ajan sen jälkeen tietosuojalainsäädäntöä sekä alan parhaita käytäntöjä noudattaen.
Rekisterinpitäjä:
Joo Group Oy, jäljempänä “Joo Kodit” tai “Joo” PL 196, 00101 Helsinki
puh. 020 766 1390 tietosuoja(at)joogroup.fi
1. Mitä henkilötietoja Joo käsittelee?
Asuntohakemuksen tekemisen yhteydessä hakijalta tai hänen edustajaltaan pyydetään:
- Nimi ja henkilö- tai y-tunnus
- Yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
- Asuntoon muuttavien henkilöiden määrä
- Vapaamuotoinen kuvaus hakijan maksukykyyn vaikuttavista olosuhteista
Potentiaalisen hakijan luottotiedot tarkistetaan luottotietorekisteristä, josta meille tallentuu tieto mahdollisten häiriömerkintöjen olemassaolosta (kyllä/ei).
Kun hakemusprosessi johtaa vuokrasuhteeseen eli asiakkuuteen, edellä mainittujen tietojen lisäksi tallennetaan:
- Vuokrasopimus mahdollisine liitteineen
- Vuokralaisen kanssa asuntoon muuttavien henkilöiden nimi ja syntymäaika
- Tarvittaessa tieto edunvalvonnasta tai muista erityisistä olosuhteista
- Asiointikieli
Sekä hakijoiden että vuokralaisten kanssa käyty asiakasviestintä, yhteydenotot ja annetut palautteet tallennetaan ja säilytetään toistaiseksi. Lisäksi tallennetaan henkilöiden mahdollisesti antama suostumus tai kielto markkinointiin ja sen perusteella lähetetty viestintä.
Vuokrasuhteen aikana syntyviä ja tallennettavia vuokralaiseen tai asukkaaseen yhdistettävissä olevia tietoja ovat:
- Tiedot asiakkuuteen liittyvistä maksutapahtumista
- Avainten luovutus- ja palautuskuitit, sekä sähköisen kulunvalvonnan tiedot
- Nimi, asunnon numero, avainkoodi ja avaimelle määritetyt kulkuoikeudet
- Kulunvalvonnan automaattisesti rekisteröimä aika ja paikka avaimen käytöstä
- Muuttotarkastuslomake
- Joo Kotimestarin tilaukset
- Huollon ilmoitukset ja -tilaukset
- Saunavuoro- ja pesutupavaraukset
- Mahdolliset huoneistokohtaiset häiriöilmoitukset
Osassa kiinteistöistä on käytössä tallentava kameravalvonta, jolloin aika- ja paikkamerkinnän sisältävälle kuvanauhalle tallentuvat valvotuissa tiloissa liikkuvat henkilöt. Jos taloyhtiössä on käytössä tallentava kameravalvonta, tästä informoidaan selkeästi valvotulla alueella sekä asukkaiden vuokrasopimuksessa.
Osassa kiinteistöistä mitataan ja seurataan huoneistokohtaisia arvoja lämpötila- tai kosteusanturivalvonnasta tai muusta vastaavasta teknisestä järjestelmästä rakennusten kunnon seuraamiseksi, mutta näitä tietoja ei yhdistetä asukkaisiin.
Potentiaalisista asiakkaista, joilla tarkoitetaan muun muassa verkkopalvelujen tai kampanjoiden kautta tavoitettuja henkilöitä, Joo voi tallentaa ja käsitellä seuraavia tietoja:
- Nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite)
- Tietoja asunnon tarpeesta
2. Mitkä ovat käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuokra-asuntoihin liittyvä asiakassuhteiden hankinta, hallinta ja ylläpitäminen, sekä asiakkaan tilaamien palveluiden tuottaminen. Tietojen käsittely perustuu asuntohakemusprosessin yhteydessä ensisijaisesti vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, ja vuokrasuhteen eli asiakkuuden aikana sopimuksen täytäntöönpanoon.
Maksutapahtumiin liittyvien tietojen käsittely sekä vuokrasopimusten teko kirjallisesti perustuvat myös Joo Koteja velvoittavaan lainsäädäntöön. Asiakkuuden päätyttyä henkilötietojen säilyttäminen määräajan on perusteltua kummankin osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi mahdollisissa riitatilanteissa.
Lisäksi asiakkuuksiin liittyviä sekä erityisesti asiakasviestinnän tietoja käytetään oikeutetun edun nojalla Joon palveluiden laadunvalvontaan ja kehittämiseen, sekä asiakkaan suostumuksella markkinointiin ja sen kohdentamiseen.
Sähköisten lukitusjärjestelmien, tallentavan kameravalvonnan ja rakennuttajan huoneistoon asentaman mahdollisen anturivalvonnan tai muun teknisen järjestelmän osalta tietojen käsittelyn tarkoituksena on ihmisten ja omaisuuden suojeleminen, ja se perustuu Joo Kotien oikeutettuun etuun näiden arvojen suojaamiseksi.
3. Luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietoja eteenpäin?
Joo Kodit ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja eteenpäin, mutta käytämme palveluiden tuottamiseen ulkoisia kumppaneita, jotka käsittelevät tällöin meidän lukuumme kulloiseenkin tehtävään tarvittavia tietoja. Tällaisia kumppaneita voivat olla esimerkiksi isännöitsijä, huoltoyhtiö, kameravalvonnan ja avainpalveluiden tuottajat, laskutuksen yhteistyökumppani sekä henkilötietoja sisältävien järjestelmien järjestelmätoimittajat.
Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään sekä Joon että sen kumppaneiden toimesta pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueella. Yksittäisissä käsittelytoimissa tietoja voidaan siirtää tämän alueen ulkopuolelle, mikäli tästä laaditaan nimenomainen, etukäteinen kirjallinen sopimus ja siirrossa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
4. Kuinka kauan Joo säilyttää henkilötietoja?
Joo Kodit käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista. Säilytysaika vaihtelee henkilötiedoittain sen mukaan, mikä on juuri sen henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.
Asuntohakemuksen jättäneiden henkilötietoja säilytetään toimeksiannon vaatiman ajan. Mikäli hakemus ei johda vuokrasuhteeseen, tiedot poistetaan tietyn vanhenemisajan kuluessa. Markkinointisuostumuksen verkkopalveluissa tai tapahtumissa antaneiden yhteystietoja säilytetään toistaiseksi eli niin kauan, kunnes suostumus peruutetaan tai tarve tiedon säilyttämiseksi muutoin päättyy.
Vuokralaisten ja näiden kanssa asuvien tietoja säilytetään aina vähintään asiakkuuden eli vuokrasuhteen voimassaolon ajan. Vuokrasuhteen päätyttyä henkilötietoja säilytetään sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden tai niiltä suojautumisen vuoksi. Säilyttäminen on perusteltua kummankin osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi. Kaikki asiakassuhteen henkilötiedot tulevat kuitenkin poistetuiksi viimeistään 7 vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä.
Sähköisen kulunvalvonnan tapahtumalokitiedot säilyttävät noin 500 viimeisintä ovenavauskertaa, mikä tarkoittaa käytännössä keskimäärin 2–3 kuukauden lokitietoja. Kameravalvonnan tallenteille on paikallisesti määritelty vastaavat säilytysajat, korkeintaan 3 kuukautta tallenteen syntymisestä.
Kosteusanturin tai muun vastaavan teknisen järjestelmän tietoja käytetään ja tallennetaan koko rakennuksen elinkaaren ajalta, kuitenkin yhdistämättä niitä huoneiston asukastietoihin.
5. Millä tavoilla tietoja suojataan?
Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla Joon tai sen kumppaneiden työntekijöillä, joilla on työtehtäviensä hoitamiseksi asiallinen tarve käsitellä kyseisiä tietoja, ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon ja tietosuojaa koskeviin ohjeisiin.
Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin ja teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.
6. Mitä oikeuksia minulla on omia tietojani koskien?
Tietosuojalainsäädäntö takaa luonnollisille henkilöille oikeuksia, joita käyttämällä voi useissa tilanteissa itse hallita henkilötietojensa käsittelyä. Oikeuksien laajuus on sidottu henkilötietojen käsittelyperusteeseen ja vaihtelee hieman tilanteittain. Lisäksi oikeuksien toteuttaminen edellyttää, että pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyys pystytään varmentamaan kohtuullisia keinoja käyttäen.
Omien oikeuksiensa käyttämiseksi voi Joohon olla yhteydessä sähköpostitse osoitteella tietosuoja(at)joogroup.fi. Vastaus asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien.
Tietosuojalainsäädännön sinulle takaamat oikeudet ovat:
- Oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus vaatia tietojesi oikaisemista
Sinulla on oikeus saada jäljennös henkilökohtaisista tiedoistasi, joita Joo Kotien rekistereihin on tallennettu. Jos tiedoissasi on puutteita tai virheitä, tulee meidän korjata ne viipymättä.
- Oikeus poistaa tietosi ja ”tulla unohdetuksi”
Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Tämä tunnetaan myös oikeutena tulla unohdetuksi. Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi, jos käsittely on perustunut suostumukseen, tietoja on käsitelty lain vastaisesti tai tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Tätä oikeutta ei ole, jos tietojen käsittely on Joo Kodeille välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi aktiivista käsittelyä. Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siinä tilanteessa, kun odotat meiltä vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perustana ovat yleisen edun mukaiset tehtävät, julkisen vallan käyttäminen tai oikeutetut edut, ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa käsittelyä.
Sinulla on myös aina oikeus vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.
- Oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada Joo Kodeille antamasi henkilötiedot meiltä koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle organisaatiolle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on tapahtunut automaattisesti.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos uskot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai Joo Kodit muutoin toimii vastoin tietosuojavelvoitteitaan. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.